Когда заканчивается срок хранения важной документации, она законно утилизируется. Процесс уничтожения достаточно сложен и требует внимательности сотрудников.
Стоит досконально изучить законодательство, где прописаны правила и нормы процесса.
Можно подробно узнать про услуги архива на Бизархив, которые помогут решить проблему с уничтожением ценных бумаг.
Порядок действий уничтожения
Перед началом процесса, необходимо ознакомится с правилами и нормами уничтожения. Законодательство может прописывать несколько вариантов, которые меняются в отличие от ценности документов.
Главная причина для уничтожения – истекший срок годности, который прописан каждой бумаге индивидуально. После того, как документы теряют силу, нужно сохранять архив несколько лет (или десятилетий). После истечения указанного времени, необходимо избавиться от документации.
Перед утилизацией, проводится экспертиза, которая определяет ценность бумаг. Составляется акт, который подтверждает необходимость уничтожения. Договор включает в себя: опись бумаг, информационную ценность, сроки хранения и разрешение на уничтожение.
Правила уничтожения
Стандартная процедура уничтожения происходит с помощью фирм, которые занимаются утилизацией бумаги. Документация идет на переработку, чтобы материал использовали вторично.
Некоторые фирмы предпочитают самостоятельно избавляться от документов, наиболее распространенный способ – сжигание. Такой метод является незаконным, если не оповестить службы заранее. Обычно документация уничтожается большими объемами, и открытый огонь может достичь неуправляемого размера.
Первый метод безопасен и практичен, фирма не только избавляется от лишнего архива, но и приносит пользу окружающей среде, благодаря повторному использованию материала. Можно найти организацию самостоятельно или заключить договор по рекомендациям. Главное – отдавать предпочтение компаниям, которые гарантируют безопасность и качество.
Для полной уверенности, возможно посещение одного из сотрудников, чтобы убедиться, что бумаги уничтожены полностью. Чтобы подробней ознакомится с тематикой, можно воспользоваться услугами архива на сайте. Информация в открытом доступе, поможет уточнить нюансы законодательства, что помогут в тонком процессе «уничтожения документов», у которых закончился срок годности.