Вся документация, которая связана с налоговой, бухгалтерией и другими видами деятельности, должна располагаться в архиве на протяжении нескольких десятилетий.
Такие документы могут скапливаться в больших количествах и не могут находиться в офисах из-за большого количества. Решить подобную ситуацию может специально оборудованный для хранения склад. Если нет возможности подготовить собственный склад для хранения документов, можно заказать услуги хранения документов на www.smartburo.ru.
Достоинства
Крупные организации сталкиваются с тем, что у них накапливается большое количество документации, которая не может храниться в офисе. Именно поэтому появляется необходимость в аренде дополнительного помещения. Достоинствами таких помещений следует считать:
- Сравнительно небольшую стоимость. Склад необходим для сбережения документации на протяжении длительного периода. Именно поэтому организация не нуждается в обслуживании дополнительного сооружения, отслеживании сохранности бумаг.
- Повышенный показатель хранения документов. Как правило, склады не скапливают пыль и грязь. Именно поэтому они не нуждаются во вкладах на уборку помещения.
- Возможность хранить на протяжении длительного периода. В архиве вся документация может лежать несколько десятилетий.
- Повышенный уровень защиты всех данных, находящихся в документах, поскольку вход в архив обеспечен только сотрудникам архива. Доступ же к боксам обеспечен только доверенным лицам.
Условия
Отправляя документацию компании в архив, необходимо понимать, что все документы должны храниться в специальных боксах, которые будут поддерживаться сухим и теплым микроклиматом. Помимо того, важно, чтобы все коробки плотно закрывались и были максимально защищены от прямых попаданий лучей солнца, пыли. Тем не менее, коробки не должны допускать эффекта парника и не должны обладать влагой, которая может привести бумагу к деформации, выцветанию, размытию или образованию плесени.
Также в местах хранения не должно наблюдаться сквозняка, а все документы должны быть отсортированы в алфавитном порядке, либо по дате. Все бумаги должны располагаться в шкафах, стеллажах, либо в ячейках, которые соответствуют объемам документации и ее размерам. Также допускается сбор документов в паки, коробки и углы. Главное, чтобы такие мероприятия не нарушали условия хранения документации.