Обслуживание офисных кресел держится на простом порядке: у каждого кресла свой номер, раз в год проходит осмотр по короткому списку, раз в полгода подтягивают крепёж и чистят колёса, а результат записывают в журнал. Так поломки находят до того, как кресло подведёт сотрудника.
Зачем компании план, а не ремонт по факту
Пока кресел немного, поломку замечают, когда сотрудник жалуется. С парком в несколько десятков кресел картина другая: каждое неисправное место означает человека, который сидит боком или идёт искать свободный стул. Плановое обслуживание офисных кресел заменяет эту суету одной понятной процедурой, и ремонт заказывают заранее, а не в день, когда кресло рассыпалось.
Часть работ можно передать профильной мастерской: например, мастерская Kreslo Oblezlo занимается ремонтом, перетяжкой и заменой деталей офисных кресел. Но сам порядок, то есть кто, когда и что проверяет, лучше вести внутри компании: так он не зависит от того, кому именно поручили заказ.
Номер и карточка для каждого кресла
Первым делом каждому креслу присваивают номер и закрепляют его наклейкой на нижней стороне сиденья или на крестовине. Дальше на каждое кресло заводят строку в общей таблице. Хватает пяти полей.
- Номер и место, где кресло стоит.
- Модель и класс газлифта, если он известен.
- Дата покупки или год, когда кресло появилось в офисе.
- Дата последнего осмотра.
- Состояние по итогам этого осмотра.
Класс газлифта пригодится при замене: подбирают его по весу сотрудника, и обычно это Class 2 до 100 кг, Class 3 до 150 кг или Class 4 до 200 кг. Если класс неизвестен, при первом осмотре его можно уточнить по маркировке на гильзе, если она читается.
Как разделить кресла по нагрузке
Все кресла в офисе работают по-разному, и осматривать их одинаково чаще всего расточительно. Парк удобно разделить на две группы.
Первая группа: рабочие места, где человек сидит большую часть смены, например диспетчерская, бухгалтерия, поддержка клиентов. Эти кресла осматривают чаще, примерно раз в полгода, потому что износ накапливается быстрее: по нашему опыту, дефекты у таких кресел появляются раньше, чем у гостевых.
Вторая группа: переговорные, ресепшн, гостевые места и кабинеты, где сидят эпизодически. Для них хватает одного осмотра в год. Если вес сотрудника близок к границе класса газлифта или кресло работает круглосуточно, его переводят в первую группу независимо от места.
Что входит в годовой осмотр одного кресла
Осмотр проводят в порядке сверху вниз и не по памяти, а по списку. Это сокращает время и убирает пропуски.
- Крепёж: болты сиденья, спинки и подлокотников, подтяжка там, где есть люфт.
- Спинка и подлокотники: нет качания, трещин и сколов.
- Механизм под сиденьем: рычаги работают, спинка фиксируется в выбранном положении, люфта нет.
- Газлифт: сиденье держит высоту, нет масляных подтёков и просадки за ночь. Производитель газовых пружин Stabilus называет их необслуживаемыми, поэтому смазывать газлифт не нужно.
- Крестовина: нет трещин и вмятин, лучи не разведены.
- Колёса: вращаются свободно, нет намотанных волос и нитей, ось не болтается.
- Обивка: нет разрывов, протёртостей и разошедшихся швов.
Если все семь пунктов прошли, в карточку записывают «в порядке» и дату. Любой дефект получает пометку, и дальше работает журнал.
Лёгкий уход раз в полгода
Между годовыми осмотрами кресла нуждаются в простых действиях. В руководствах и статьях по уходу обычно советуют такой минимум.
- Раз в полгода подтянуть крепёж.
- Раз в месяц очищать колёса от пыли и волос, раз в полгода смазывать ось колеса.
- Обивку пылесосить, а кожаную обрабатывать кондиционером раз в три-шесть месяцев.
Эти работы по силам ответственному за офис, отдельный мастер для них не нужен. Достаточно выделить час в отделе и пройти по креслам одно за другим, заодно отмечая в журнале то, что требует ремонта.
Что записывать в журнал осмотров
Журнал нужен не ради бумаги, а чтобы видеть историю каждого кресла. В нём достаточно четырёх колонок: дата, номер кресла, что нашли, что сделали. По итогам осмотра каждое кресло получает один из четырёх исходов.
- В порядке: ничего не делаем до следующего осмотра.
- Подтянуть или смазать: делает назначенный сотрудник сразу.
- В ремонт: заказываем замену детали, а кресло на время закрываем или заменяем резервным.
- Заменить: ремонт не оправдан, кресло выводят из работы.
Кресло, у которого найдена трещина основания или каркаса, не используют до решения: такой дефект опасен для сидящего.
Когда кресло проще заменить, чем чинить
Чаще всего поломка закрывается заменой одной детали: газлифта, колёс, подлокотников, механизма качания или обивки. По нашему опыту, газлифт при обычной нагрузке служит от двух до четырёх лет, поэтому замену этого узла разумно закладывать в план на третий-четвёртый год.
Другая ситуация, когда сломано несколько ключевых узлов сразу или повреждён каркас сиденья. Там вложения в ремонт быстро приближаются к стоимости нового кресла, и разумнее заменить его целиком. Решение принимает ответственный вместе с мастером по результатам осмотра.
График на год без остановки работы
Осмотр всего парка за один день неудобен: люди остаются без мест. Поэтому парк делят на части по отделам или этажам и проходят одну часть за раз. Первую группу из раздела выше закладывают в график дважды в год, вторую один раз.
Дату вносят в общий календарь заранее, чтобы отделы знали, когда к ним придут. На одно кресло уходит несколько минут, поэтому небольшой отдел проходят за одно утро. После каждого такого визита обновляют даты в таблице. Ответственного назначают письменно, а срок следующего осмотра вносят в календарь сразу после текущего.
Что делает сотрудник, а что мастер
Обслуживание офисных кресел делится между двумя исполнителями. Назначенный сотрудник ведёт таблицу и журнал, подтягивает крепёж, чистит колёса и обивку, ставит пометки. Мастеру отдают всё, что требует инструмента и подбора деталей: замену газлифта, колёс и крестовины, ремонт механизма, перетяжку.
Замена газлифта в мастерской занимает примерно пятнадцать минут, если подобраны нужные класс и длина штока. Конус у подавляющего большинства кресел равен 50,8 миллиметра, и это тоже стоит записать в карточку.
Частые вопросы
Как часто нужно обслуживать офисные кресла в компании?
Полный осмотр раз в год, а кресла с постоянной нагрузкой, на которых работают всю смену, проходят его раз в полгода. Крепёж и колёса обычно проверяют раз в полгода. Если кресло стоит в переговорной и используется редко, достаточно годового осмотра.
Кто должен вести журнал осмотров кресел?
Журнал ведёт тот, кто отвечает за офисное хозяйство: офис-менеджер, администратор или завхоз. Записи простые, поэтому отдельный специалист не нужен. Мастеру передают только кресла, которым нужен ремонт, а итог его работы тоже отмечают в журнале.
Что делать с креслом, которое не прошло осмотр?
Сначала решают, опасно ли оно. Если треснули основание или каркас, кресло закрывают и не используют. При мелком дефекте, например разболтанных колёсах или просевшем газлифте, оно ждёт ремонта в стороне или меняется на резервное. Решение заносят в журнал.
Нужно ли смазывать газлифт при плановом осмотре?
Нет, газлифт необслуживаемый: смазка снаружи до уплотнителя не доходит. Его проверяют на просадку и подтёки масла. Смазывают колёса, оси и механизм качания, когда кресло скрипит. Если газлифт не держит высоту, его меняют целиком.
Можно ли вести учёт кресел без специальных программ?
Да. Для небольшого парка хватает обычной таблицы: номер, место, модель, дата осмотра, состояние. Специальная программа нужна, когда кресел сотни и нужны напоминания. Главное, чтобы записи велись регулярно и у кресла был номер.